ARK:n säännöt

Hyväksytty PiLY:n hallituksen kokouksessa 21.2.2011

 

Tarkoitus ja kokoonpano

 

Aluerariteettikomitea (ARK) on Pirkanmaan Lintutieteellisen Yhdistyksen (PiLY:n) hallituksen asettama ja se toimii hallituksen valvonnan alaisena. ARK:n tehtävänä on tarkastaa ja hyväksyä tietyistä harvinaisista lintulajeista tehdyt havainnot PiLY:n toimialueella näiden sääntöjen mukaisesti ennen havaintojen julkaisemista.

ARK:hon kuuluu kuusi (6) jäsentä. Jäsenet valitsee PiLY:n hallitus varattuaan ARK:lle mahdollisuuden antaa valittavista jäsenistä lausuntonsa. ARK voi myös itse ehdottaa jäseniä komiteaan. Valinnoissa pyritään ottamaan huomioon alueelliset näkökohdat. ARK:n jäsenten on oltava PiLY:n jäseniä. Jäsenten toimikausi kestää kaksi vuotta siten, että puolet jäsenistä on erovuorossa vuorovuosin. Ensimmäisellä kerralla erovuoroisuus määrätään arvalla kalenterivuodeksi 2012. Erovuorossa oleva jäsen voidaan valita uudelleen. Jäsenten toimikausi alkaa kalenterivuoden alusta.

Jos ARK:n jäsen eroaa kesken toimikautensa, toimikauden loppuajaksi voidaan valita uusi jäsen eronneen tilalle.

 

ARK:n tehtävät

 

ARK:n tehtävänä on:

  1. Tarkastaa ja hyväksyä ensisijaisesti PiLY:n Tiira-lintutietopalvelun määrittämällä havaintojenkeruualueella tehdyt havainnot alueharvinaisuuslajeista ARK:n laatiman ja PiLYn hallituksen vahvistaman listan mukaisesti ennen havaintojen julkaisemista.Tämä lajilista julkaistaan yhdistyksen lehdessä ja kotisivuilla.
  2. Tarkastaa 1-kohdan mukaisesti PiLY:n toimialueella havaintojenkeruualueen ulkopuolisissa kunnissa tehdyt havainnot. Tämä 2-kohdan mukainen tarkastustoiminta on kuitenkin toissijaista. Tarkastustoiminta edellyttää a) erillistä sopimista sen yhdistyksen kanssa, jonka Tiira-lintutietopalvelun mukaiseen havaintojenkeruualueeseen kunta kuuluu tai b) ilmoitusta kyseiselle yhdistykselle etukäteen ennen havainnon tarkastamisen käynnistämistä. Samasta havainnosta ei pääsääntöisesti tule tehdä useita päällekkäisiä ratkaisuja eri yhdistyksissä.
  3. Tarkastaa BirdLife Suomen rariteettikomitean (RK) käsiteltäviin kuuluvista lajeista tehtyjen havaintoilmoituslomakkeiden asianmukainen täyttäminen PiLY:n toimialueen havainnoista ja antaa niistä asianmukainen lausunto. ARK voi antaa lausunnon RK:lle myös Tiira-lintutietopalvelun määrittämän PiLY:n havaintojenkeruualueen ulkopuolisessa kunnassa tehdystä havainnosta.
  4. Laatia vuosittain katsaus toiminnastaan ja käsitellyistä havainnoista.

Muilta osin PiLY:n toimialueella tehdyt havainnot tarkastaa ja hyväksyy ennen havaintojen julkaisemista PiLY:n havaintotoimikunta (HVT).

 

3§ Havaintolomakkeen tekeminen

 

Havainnot ilmoitetaan ARK:n sihteerille lomakkeella, joka on sama kuin RK:n lomake. RK:n lomake on saatavissa ja tulostettavissa BirdLife Suomen kotisivuilta. Lomakkeen käyttäminen on erittäin suositeltavaa havaintoa ilmoitettaessa.

Havainnon voi ilmoittaa myös kirjallisesti vapaamuotoisesti esimerkiksi sähköpostiviestinä, mutta tällöinkin kuvaus tulee laatia ensisijaisesti ilmoituslomakkeella esitetyssä järjestyksessä.

Jos havaintoon on saatavissa valokuva-, video- tai äänitedokumentteja, havainto voidaan hyväksyä edellä mainittua suppeammillakin tiedoilla. Sama koskee yleisesti seurattavana olleen lintuyksilön (lintuyksilöiden) havainnon hyväksymistä. Ohjeita havaintoilmoituksen täyttämiseen löytyy BirdLife Suomen kotisivuilta RK-kohdasta.

Täytetty lomake tai muu vastaava ilmoitus on lähetettävä ensisijaisesti sähköpostitse ARK:n sihteerille mahdollisimman pian havainnon teon jälkeen. Lomakkeiden on oltava ARK:n sihteerillä viimeistään havaintovuotta seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä, jotta lomakkeet ehditään tarkastaa ennen vuosikatsausten laatimista.

4§ Havaintojen käsittely

ARK:n sihteeri toimittaa ilmoitukset välittömästi jäsenten tarkastettaviksi ilmoitusten saavuttua sihteerille. Jäsenet antavat lausuntonsa sihteerille tarkastettuaan havaintoilmoitukset. Jos ARK:n jäsen on löytänyt tai ollut mukana löytämässä lintuyksilön (lintuyksilöt), jota (joita) havaintoilmoitus koskee, tai on muutoin esteellinen tai estynyt käsittelemästä havaintoa, hänen ei tule antaa havainnosta lausuntoa. ARK voi myös pyytää muuta vastaavaa alueellista harvinaisuuskomiteaa käsittelemään havainnon.

Lausuntoa annettaessa on valittava jokin seuraavista kannanottovaihtoehdoista:

A = hyväksytään julkaistavaksi

B = tiedot riittämättömät havainnon hyväksymiseksi

C= hylätään (havainnon kuvauksessa on seikkoja, joiden perusteella kysymyksessä on varmasti jokin muu laji)

D = ei kannanottoa

Havainto hyväksytään, jos lausuntokierroksen tuloksena on 6A, 5A1D, 5A1B, 5A, 4A1D, 4A1B ja 4A. Muussa tapauksessa havainto viedään kokouksen käsiteltäväksi, ei kuitenkaan, jos havainto on saanut vähintään kolme C:tä (3C). tai vähintään neljä B:tä (4B). Havainto voidaan hyväksyä tai hylätä pelkästään sähköpostin välityksellä käydyssä äänestyksessä.

Kokouksessa käsiteltävien havaintojen osalta jäsen esittää perustelunsa omalle kannanotolleen kokouksessa tai ennakkoon, jos jäsen on estynyt saapumasta kokoukseen. Kokouksia pidetään tarpeen mukaan siten, että havainnot saadaan käsiteltyä joustavasti. Kokous on päätösvaltainen viiden (5) jäsenen ollessa paikalla. Kuitenkin, jos käsiteltävä havainto on saanut ennakkoon lausunnot 1A tai 2A kokouksesta poissa olevilta jäseniltä, kokous on päätösvaltainen hyväksymään havainnon, milloin vähintään neljä (4) jäsentä on paikalla. Kokoukseen vietyä havaintoa ei kuitenkaan tällöin voida hylätä, vaan se siirretään seuraavaan kokoukseen. Havainto hyväksytään kokouksessa, jos vain yksi annetuista äänistä on muu kuin A.

Havaintoilmoituksen saapumisesta ja ARK:n päätöksestä ilmoitetaan yhteystietonsa antaneelle havaintoilmoituksen tekijälle. Ei-hyväksytyt havaintoilmoitukset on perusteltava riittävän yksityiskohtaisesti.

Jos ARK:n käsittelemästä havainnosta saadaan myöhemmin olennaisia lisätietoja tai on muita erittäin painavia syitä, havainto voidaan ottaa uuteen käsittelyyn. Asiasta päättää ARK enemmistöpäätösmenettelyä noudattaen.

Komitealle lähetettyjen kaikkien havaintoilmoitusten sisällön osalta ARK:n jäseniä sitoo vaitiolovelvollisuus. Jos ARK käyttää ulkopuolista asiantuntija-apua, asiantuntijan on sitouduttava vastaavanlaiseen vaitiolovelvollisuuteen pyynnön sisältämien hakemusten osalta.

BirdLife Suomen RK:lle lähetetyistä havaintoilmoituksista lähetetään kopiot PiLY:n ARK:n sihteerille samanaikaisesti, kun havaintoilmoitus lähetetään RK:lle.

5§ Muiden asioiden käsittely

Muiden asioiden kuin yksittäisten havaintoilmoitusten käsittelyssä ARK noudattaa enemmistöpäätösmenettelyä.

6§ ARK:n ja HVT:n välinen yhteistyö

ARK ja HVT ovat yhteistyössä keskenään. Tiira-lintutietopalvelun havaintojärjestelmän ylläpitämistä varten ARK toimittaa HVT:lle tiedot käsitellyistä havaintoilmoituksista sekä saapuneista, mutta vielä lopullisesti käsittelemättä olevista havaintoilmoituksista ainakin vuosittain tammikuun loppuun mennessä. Samalla on tiedot toimitettava havainnoista, joista ei ole tullut havaintoilmoitusta. Vastaavat tiedot on toimitettava myös PiLY:n hallitukselle vuosittain tammikuun loppuun mennessä.

ARK:n vuosikatsaus lähetetään ennen sen julkaisua HVT:n ja PiLY:n hallituksen tarkastettavaksi.

7§ Havaintojen julkaiseminen

ARK:n käsittelemät havainnot julkaistaan vuosittain ainakin PiLY:n lehdessä ja kotisivuilla.

8§ Havaintojen poistaminen Tiira-lintutietopalvelusta

Havainnot, jotka ARK on hylännyt tai joista ei ole tullut havaintoilmoitusta 3§:n 4 mom:ssa asetettuun määräaikaan mennessä, poistetaan näkymästä julkisesti Tiira-lintutietopalvelussa tai merkitään tavalla, joka osoittaa, ettei ARK ole niitä tarkastanut eikä hyväksynyt.

9§ Dokumenttiarkisto

ARK ylläpitää dokumenttiarkistoa, joka muodostuu havaintoilmoituksista sekä havaintoilmoitusten yhteydessä lähetetyistä aineistoista. Havaintoilmoituksen yhteydessä lähetettyjen valokuvien, piirrosten ja muistiinpanojen julkaiseminen edellyttää havainnontekijän suostumusta. ARK:n arkistossa olevaa aineistoa ei lainata.

Dokumenttiarkiston tiettyyn aineistoon, josta on poistettu henkilötiedot ja muu arkaluonteinen materiaali, voi tutustua perustellusta syystä PiLY:n hallituksen myöntämällä luvalla.

ARK:n arkisto muodostaa henkilötietolain mukaisen henkilörekisterin. Jokaisella on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisterissä olevat tiedot henkilötietolain mukaisesti. Rekisteriasioita hoitava yhteyshenkilö on ARK:n sihteeri.

Rekisteriseloste on luettavissa PiLY:n kotisivuilla. Rekisteriselosteeseen voi myös tutustua ottamalla yhteyttä ARK:n sihteeriin.

10§ ARK:n ulkopuoliset yhteydet

ARK pitää yhteyttä BirdLife Suomen rariteettikomiteaan sekä tarpeen mukaan muihin aluekomiteoihin/aluetoimikuntiin. ARK voi antaa konsultointiapua pyynnön perusteella määritykseen ja taksonomiaan liittyvissä asioissa sekä itse pyytää konsultointiapua.

11§ Kirjeenvaihto

Kaikki ARK:n kanssa tapahtuva kirjeenvaihto hoidetaan joko ARK:n sihteerin tai PiLY:n osoitteen kautta.

12§ Sääntöjen muuttaminen ja tulkinta

Säännöt ja niihin tehtävät muutokset hyväksyy PiLY:n hallitus. ARK:lle on varattava tilaisuus antaa muutoksista lausunto ennen muutosten lopullista hyväksymistä. PiLY:n hallitus ratkaisee sääntöjen tulkinnasta johtuvat erimielisyydet.